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最好的SOP就是最好的师傅!

发布时间:2018-09-20 09:02:45 来源:亚瑞仕ISO认证机构

时代在发展,企业也在快速发展,发展就不断得有新鲜血液补充进来,但随之而来的人员日常培训也成了最大的问题。可能会面临员工的知识面参差不齐,个性差别明显问题。可能会面临培训缺乏专职培训人员、培训周期长、而就是专业的培训人员一线知识也相对偏少问题。还有如果是老员工带新员工或者师傅带徒弟的话,存在不可能面面俱到、培训时间短、传承效果差等很多问题。

“木受绳则直,金就砺则利”。说起管理“靠人不如靠制度”是大家基本的共识,企业核心的竞争力是执行力,但是执行力的完美贯彻,靠的是完善的制度,可见制度的重要性。落实到人员日常培训,何尝不是一样!其实最好的SOP就是最好的师傅。

什么是SOP(标准作业程序)

所谓SOP,是 Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写,即标准作业程序(标准操作程序),就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。

SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

SOP的特征

1)SOP是一种程序

SOP是对一个过程的描述,不是一个结果的描述。同时,SOP不是制度,也不是表单,是流程下面某个程序中关控制点如何来规范的程序。

2)SOP是一种作业程序  

SOP首是一种操作层面的程序,是具体可操作的,不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准,SOP是属于三阶文件,即作业性文件。

3)SOP是一种标准的作业程序

所谓标准,有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP,而一定是经过不断实践总结出来的,在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。

说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化,细化、量化和优化的度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。

4)SOP不是单个的,是一个体系

虽然我们可以单独地定义每一个SOP,但真正从企业管理来看,SOP不可能只是单个的,必然是一个整体和体系,也是企业不可或缺的,而且这个标准作业程序一定是要做到细化和量化。

SOP的作用

1)将企业积累下来的技术﹑经验,记录在标准文件中,以免因技术人员的流动而使技术流失;

2)使操作人员经过短期培训,快速掌握较为先进合理的操作技术;

3)根据作业标准,易于追查不良品产生之原因;

4)树立良好的生产形象,取得客户信赖与满意。

5)是贯彻ISO精神核心(说,写,做一致)之具体体现,实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化。

6)是企业最基本﹑最有效的管理工具和技术数据。

为什么企业要做SOP

1为了提高企业的运行效率

由于企业的日常工作有两个基本的特征,一是许多岗位的人员经常会发生变动,二是一些日常的工作的基本作业程序相对比较稳定。

不同的人,由于不同的性格、学识和经验等,可能做事情的方式和步骤各不相同。即使做事的方式和步骤有相同,但做每件事的标准和度仍会有一些差异。因此,我们就可以通过 SOP的方式将微笑进行量化,即将细节进行量化和规范了。

同时,由于SOP本身也是在实践操作中不断进行总结、优化和完善、持续改进的产物,在这一过程中积累了许多人的共同智慧,因此相对比较优化,能提高做事效率。通过每个SOP对相应工作的效率提高,企业通过整体SOP体系必然会提高整体的运行效率。

2为了提高企业的运行效果

由于SOP是对每个作业程序的控制点操作的优化,这样每位员工都可以按照SOP的相关规定来做事,就不会出现大的失误。即使出现失误也可以很快地通过SOP加以检查发现问题,并加以改进。同时,有了SOP,保证了我们日常工作的连续性和相关知识的积累,也无形中为企业节约了一些管理投入成本。

从每一个企业的经营效果来看,关键的竞争优势在于成本最低或差异化。对于同等条件的竞争企业来看,差异化往往不是在硬件,而是在软件。软件的差异化又往往不是在大的战略方面,而是在具体的细节。细节的差异化不体现在理解上,而体现在能否将这些细节进行量化,也即细节决定成败。因此,从这个意义上来看,SOP对于提高企业的运行效果也是有非常好的促进作用。

纵观目前企业SOP体系可能会存在以下问题:

近期发现了一个非常普遍的现象:不按SOP作业。这样的事情几乎每天都在发生。为什么不按SOP作业呢?为什么发生频率如此之高呢?到底是哪里出了问题呢?究其原因,可能有如下几个方面:

1 SOP过于简单,步骤和要求描述不清楚,导致员工看不懂。

还记得有人曾经说过:“SOP是写给作业员看的,一份好的SOP是任何识字的人都可以看懂的,即使是打扫卫生的清洁工,也能够看懂”。

SOP应该是从动作的开始到动作的结束,中间的每一个动作、每一个规格都要有详细的说明,每一种不良现象都要有良品和不良品的图片。(关注研联国际微信公众号:YLGJZL)只有详细的定义,才能让所有的员工看得懂,不会有任何的疑问,才能按照SOP作业。

2 有些操作并没有SOP体现,SOP内容不合理

想想你自己所在岗位范围内,是不是每项操作都有对应的规程规定。我想肯定是有缺失的。如果操作没有指导,哪怕是一些看似很简单傻瓜似的操作,不同的人可能就会产生不同的操作。如何去避免?

SOP中的每一个流程、步骤、定义的时候应该要有依据,不是写SOP的人想随便定义就可以的,最基本的一点就是要考虑员工作业的适用度。

3 SOP文件合并、交叉、界限模糊

有时企业SOP体系看是很庞大复杂、齐全。但是有时想去了解一个操作,却又不是很好找,有的大而概之囊括了很多操作,有的各个部们都通用一份。其实使用起来要求细节等还是有很多差别,有的也存在这份有规定另外一份也有规定,界限模糊。

4 当员工发现按SOP作业很不顺畅时,会怎么办?

是克服困难按SOP作业?还是按照自己的方式去作业?员工会将这个讯息反馈给组长吗?

大多数情况下,员工是不会主动反馈的,因为他们在流水线上埋头苦干,几乎没有喘息的机会,更何况去主动反应问题呢。这个时候就需要我们的IPQC和组长主动站出来,不仅要有发现问题的眼睛,还要有主动分析和改善的行动。

调查员工为什么觉得操作困难,为什么不按SOP作业?真的是SOP要求的不合理,还是员工自创的新方法会比较合理顺畅?是否所有员工都觉得此新方法比较好?是否应该通知IE来评估新方法的可行性及品质风险?

按照SOP作业,对于员工来说是一件最普通最简单的小事,但是背后会引申出很多问题,这些问题不仅与一线的制造部门相关,和辅助部门(品质、IE、PE、TE等)也是息息相关的。只有各部门通力合作,才能把小事做对做好,这样才能提升产品的品质。

5 该独立出来的没独立出来写的比较粗放,内容形式流程化,不具备可操作性  

有些平常其实需要的操作,需要好好的操作,没有单独拿出来说。内容也比较粗放,不具有代表性。

SOP结构固化,千篇一律,内容也比较死板、不够形象,真正去拿着操作的话完全不具备可操作性,让人细节上这样操作也行那样操作也行。

……

回想下你们企业出现的大大小小的偏差,有多少偏差是因为SOP文件规定不详细造成的呢。如果规定的细一点是不是可以避免?“做你所写,写你所做”简简单单的八个字,真真切切做到的有几个。

如何完善我们的SOP

1 集中资源,多方配合

首先起草SOP应该是一个多部门参与的事情,一定要汇集一线班长、车间QA、车间副主任一起讨论甚至大家一起会审的结果,避免一个人写,审核的时候走形式没起到审核作用。当然这些初期需要投入大量的精力,但是一旦搞好了后面节约是更多的时间和成本。

2 从面到点,理清需求

起草SOP时一定要统一管理,整体布局。生产管理类的、质量设备类的、安全类的分门别类。生产会有哪些操作,是不是都有对应的规程,设备有哪些,是否都有对应的操作维护清洁等等。列出一个详尽的需要起草的SOP清单,避免遗漏,交叉。

3 杜绝经验传导

这个必须得单独拿来说说,很多新工新入厂的时候可能会遇到这样那样的老师傅、牛人、或者领导。跟你说起操作的时候说这个该这样搞那个该那样搞,传授一些他们工作中积累的一些经验。有的师傅还以此为荣。然后当你去查看SOP的时候,并没有说明。这个一定要避免。为什么不把这些经验写到SOP上,如果这人走了怎么办,这些经验也带走了,万一言传的过程出现偏差,经验也就变成了偏差。严格按照规定流程办事!实际操作没有什么只可意会不能言传的东西。

4 一定要详细再详细,具有可操作性

我们不是为了写SOP应付检查而写SOP,既然写出来了一定要详细再详细。有些东西你不规定出来就有可能出偏差,只要你规定的足够详细了,我想只要员工有一定的认知能力,就不会出问题。

5 形象化

从表现形式上来说视频>图像(3D)>图像(2D)>图表>文字。在SOP的内容表述中不要局限于文字,有视频附件的尽量带视频附件,有三维图形解释标注的一定要每步都标注,尽量多画图、配实物图,不要以自己的理解度去完成SOP,把你培训的员工想象这一个对这个操作完全不知道的人,降低理解难度。

6 认真对待你写的每一句话

仔细斟酌写的每一句话,有没有指导精准,操作过程中是不是员工这样操作也行那样操作也行,有没有前后逻辑错误等等。制定下来的SOP也并非一成不变,如果在实际生产过程中如果操作需要改变也应该及时的进行修正。

7 操作类的SOP放一份在现场

有些SOP不是放在文件柜里面的,现场一定要有,操作前后看一看。有时细节不确定及时确认。确定了的也可以翻看反复强化。真正起到指导作用。

不仅操作类的,日常管理,质量管理类的SOP体系都是一样。文末想起前任西点军校校长戴夫•帕尔默曾经说过的一句名言:“随便给我一个人,只要不是精神分裂症,我就可以把他培养成为世界上最伟大的领导者。

可见完善制度和执行力的重要性。就SOP体系而言,一套完善的SOP体系就是一个企业的管理水平的直接体现,是别的企业不可取代的财富啊。

当然理想很丰满,现实可能很骨感,做好一些事情要推动起来还得各方努力才行。希望质量人们不忘初心,砥砺前行,在质量的道路上越挫越勇!

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