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管理体系内部审核的组织与管理

发布时间:2018-10-12 09:09:19 来源:亚瑞仕ISO认证机构

  一、内部审核工作存在的问题

    (一)审核员综合能力不够

    管理体系内部审核员都经过相应管理体系知识和审核技能的培训,来自于企业各部门,对企业内部情况比较了解。但由于审核员在文化水平、专业背景、具体岗位和性格和情绪、责任心等方面的差异,以及对管理体系知识的掌握、沟通技能方面的问题,在审核中会存在专业知识不足、审核覆盖面不够广、检查点代表性不够强、证据认知有差异、沟通技能欠缺等方面的问题,导致审核结果与实际状况存在偏差,或者导致审核员与受审核方产生矛盾。

    (二)审核受到内部干扰

    内部审核员来自于企业各部门,一般以部门专责、班组长为骨干,个别内部审核员来自基层生产班组,在开展审核工作时,难免产生自身心理压力或受到外部干扰。有的内部审核员面对平时作为管理者的受审核方,甚至是自己的上级,如班长审核部门经理,存在为难情绪甚至畏惧心理,不能按相关管理文件要求进行严格审核;有的内部审核员面对不同意见,不敢坚持自己的看法,也不能坚持原则。

    (三)内部审核员责权利不一致

    内部审核员在审核工作中面临技术要求和公正性的考验,要高质量和公平公正地完成审核任务需要投入更多的精力去学习掌握相关知识和技能,还要承受较大的心理压力。但企业内部审核员一般都是兼职的,并且在绝大多数企业内部审核员是没有报酬的,岗位额外付出却没有收获,责权利不对,导致内部审核员积极性不高,责任心不强,时间长了,部分基层生产管理骨干不想再当内部审核员。

    (四)对审核结果不够重视

    由于企业对审核结果没有有效惩罚制度,或者怕得罪人,导致审核员不开或慎开不符合项,审核发现结论避重就轻。内部审核发现一般分为观察项、一般不符合项和严重不符合项三类,如果审核发现对管理体系正常运行存在重大影响或者一般不符合项重复发现,应该定义为严重不符合项。有的内部审核员怕得罪人,造成有的企业管理体系运行多年,在内部审核中没有开出一个严重不符合项,有的企业在定期内部审核中一般不符合项越来越少且同质化、重复化严重,甚至有在一次包括体系全面要素和范围的内部审核中没有开出一般不符合项,而全部作为观察项处理的情况。这是管理体系运行中对内部审核结果缺乏重视和考核导致的。

    二、改进内部审核工作的对策

    (一)严格把好内部审核员入口关

    内部审核员是决定内部审核质量的重要因素,因此,应首先从选拔内部审核员开始,把好内部审核工作基础关。

    1. 设置学历和专业门槛

    审核是一种复杂的管理活动,在内部审核过程中不但要求审核员具有较扎实的文化知识,也要具备与所审核范围主要业务相匹配的专业知识,以及在本企业较为丰富的管理经验。企业在选拔内部审核员时,一般应选择大专及以上学历,具有与本企业生产管理业务相同或者相近的专业背景,并具有一定管理体系推贯工作经验的人。

    2. 经过培训和持证上岗

    内部审核员应具有相应的管理体系知识和审核技能。企业应组织员工参加相应管理体系知识的学习,通过管理体系内部审核员培训合格,取得相应管理体系内部审核员资格证书,才能作为备选内部审核员。同时在取得内部审核员资格证书后,每年应组织内部审核员参与审核方面相应的学习、考试、考察和交流活动,逐渐提高审核能力。

    3. 选拔合适的内部审核员

    企业内部审核员的选拔,应考虑候选人员的学历、专业背景、工作经验、工作岗位、沟通能力、工作态度、管理体系知识、审核技能等,一般应选择大专以上学历,具备5年以上工作经验,技术或管理专责以上职位的人员;应注意考察选用沟通能力强、工作态度好、工作责任心强的员工,年龄一般在30~50岁的员工做内部审核员最合适。如果是制造型企业,内部审核员应具有生产技术岗位工作经历、现在任职技术或者管理岗位的人员,如专责、生产管理或技术部门部长(经理)、主任等,应尽量不要选择财务、党委办等综合管理或后勤服务部门人员和基层班组人员担任内部审核员,以避免审核不专业的情况发生。另外,可实行内部审核员任职制,结合情况变化,逐年适当调整审核员,以保证审核员的数量和质量。

    (二)加强内部审核管理工作

    加强内部审核管理工作,检查管理体系运行的符合性和有效性,是有效提高企业管理体系运行成效的重要方法。企业内部审核管理包括审核组织工作管理、审核结果管理和内部审核员管理三方面的内容,这三方面是相辅相成,相互影响的。

    1.做好审核组织工作管理

    在组织企业内部审核时,应事先做好内部审核策划,明确审核范围,公布各受审核部门(或班组)的审核条款或要素,合理搭配好各小组审核人员,注意能力均衡和避免自己审核自己的相关业务,准确安排好各项审核事务的时间和地点。对于工作时间比较特殊(如需倒班运行)的受审核部门,审核小组应提前联系协商现场审核时间和进度,应尽量不因审核而影响安全生产工作。

    2.合理处理审核结果

    首先,应树立内部审核员的权威,让其在公平公正审核中得到尊重,审核结果得到认可。其次,要加强对审核结果的跟踪处理。对审核发现的观察项,口头或者书面提醒改进,不必提交改进证据;对一般不符合和严重不符项,应要求责任者及时组织整改,并由内部审核员经过验证后关闭;对重复发生的问题应作升级定性处理,如一般不符合升级为严重不符合。保持体系正常运行只是各岗位人员履行日常基本职责,对严重不符合的责任部门(班组)应进行处罚并重点跟踪整改,以确保严重影响管理体系运行的事件不再发生。

    3.加强对内部审核员的管理

    首先要选拔合适的内部审核员,确保其既有能力又想做好审核工作;其次要尽量做到责权利一致,让内部审核员在做好审核工作的同时得到一定的报酬;再次就是要加强对内部审核员的监督,制定行为准则,审核主管部门应全程跟踪内部审核员在审核过程中的表现;最后应对内部审核员的审核工作进行考核,做得好的给予奖励,做得不足的给予提醒或者调整。

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