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一份工作交接指南,很实用!

发布时间:2018-10-25 09:02:03 来源:亚瑞仕ISO认证机构

 不管在机关、事业单位还是企业,职场都会遇到工作交接的问题。比如工作调动、晋升、调岗、离职、辞退、请假等,有时候是我们把工作交接出去,有时是接收别人的工作。这个时候,一份规范的交接指南将会让您省心很多。

一、工作交接的内容

  (1)工作文件。包括政策法规、内部制度、培训材料、操作手册、各类相关材料等。

  (2)工作资料。在职期间的工作记录资料,如电子版的工作日志、记事本等。

  (3)岗位任务。岗位涉及工作流程、关键控制点和注意事项。

  (4)当前工作。了解当前的进展程度很重要,及时做好工作衔接,避免脱节,延误。包括未完成事项、待办事项的交接。

  (5) 客户资料。机关事业单位联系的上级单位,业务主管部门。同样下级、基层单位以及相关部门的联系方式应知晓。作为企业主要包括销售客户、供应商、对外联系的部门及人员情况交接,尤其要注意客户档案的完整性和准确性,比如客户的姓名、职务、联系方式、电子邮箱等基本信息;往往越具体越好。

  (6) 固定资产及日常办公用品等实物移交。大的方面如台式电脑、手提电脑、打印机、传真机等,小的到容易怱视的钥匙等。

  (7) 财务移交。员工如果是调动外单位或离职前要将经手的各类涉及资金的项目、业务、个人借款等款项与财务部门进行清理。

二、不同的交接方式

  (1)实物。可直接交回给接手人或相关部门,确保数量和质量无误即可。

  (2)电子版和纸质版文件。形成目录形式,确保账物相符后拷贝和移交给指定人员。

  (3)工作流程、关键控制点。尤其是工作流程、业务操作方法等,可对接手人进行示范操作,辅导和纠正偏差,确保能独立操作为止。

  (4)工作邮件。你可以把工作交接的所有内容,包括已经完成的工作、待完成的工作、应对策略等,连同交接实物和文件清单一起写在邮件当中,抄送给你的接手人、主管、上级领导等多方。这样交接工作一经完成,责任明确公开,避免了未来工作出现问题将责任推脱到前任身上。

三、工作交接温馨提示

  (1)每项交接从规范上来说,均应由交接人、接交人以及监交人(一般由人事部门派员,也可是员工所在部门派员)三者签字确认,当然也有些单位让双方交接,这样不是很规范。但最后应经人力资源部门审核备案后方可认定为交接完成。

  有些单位只有双方当事人交接的,可能会留下隐患。涉及保密岗位的,还应该执行保密的相关规定,以防止造成泄密事件的发生。

  (2)在工作交接过程中,如出现部分文件、资料、图书、证照等遗失,或固定资产损坏时,应及时查清原因,分清责任,该赔偿的要赔偿。

  (3)工作交接是人事部门日常一项频率较高的常规工作。是员工离职、岗位调动和交接班工作风险防范的重要环节,要确保工作交接流程化、标准化、规范化。很多单位这方面认识不足,重视不够。

  (4)工作责任心是关键。不管你是移交人还是接手人或是监交人,本着为同事、部门和单位着想,都应认真做好工作交接,不能太过随意。交接工作,本质上讲是工作传递、承上启下的重要环节。

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