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采购控制程序

发布时间:2018-10-31 08:56:16 来源:亚瑞仕ISO认证机构

 采购控制程序

一、目的

对采购过程进行控制,确保所采购的原辅材料等符合规定的质量要求。

二、适用范围

适用于影响产品质量的采购品的控制管理,包括直接用于产品的原材料及重要过程的辅助材料及外协产品的控制管理。

三、职责

3.1采购部是物资采购的归口管理部门,负责供方的选择、供方档案的建立及物资的采购;

3.2品管部负责原辅材料、包装物料、消毒用品采购验收标准的制定及其进货检验;

3.3基建设备部负责设备、配件、五金采购验收标准的制定及其进货检验;

3.4动保中心负责动物保健品(药品、疫苗)采购验收标准的制定及其进货检验;

3.5综合办负责劳保用品、办公用品采购验收标准的制定及其进货检验;

3.6仓储科负责采购物资的接收、储存和发放工作。

四、内容

采购部根据采购产品对随后产品的实现和最终产品的影响程度,对采购物资及相应供方的进行分类控制。

A类产品:对最终产品的主要性能有直接影响的原材料、配套物资;

B类产品:对生产加工质量有直接影响的原材料、配套物资;

C类产品:对最终产品质量无直接影响的原材料、配套物资。

提供A、B、C采购物资的供方分别为A、B、C类供方。

4.1供方评定、选择

4.1.1采购部根据采购物资的质量特性,制定供方评定选择及重新评定选择的准则,对供方评定标准及评定期限作出明确规定并按规定进行评定选择。供方评定准则应包含以下内容:企业规模、设备配备、生产能力、检测能力、质量保证能力、人力资源状况、企业信誉、重新评价或选择的准则等。

4.1.2 采购部根据物资类别对拟选供方采用适当方式进行调查,收集相关证件并根据调查资料及有关证据进行评价。

a)对A类、B类供方,由采购部发放《供方调查表》进行调查,必要时由相关人员亲自到供方企业进行调查,然后会同品管部、生产单位等所有相关部门,根据调查内容及其以往的供货质量情况(首次除外),按照评定准则要求进行评审。

b)对C类供方,由采购部发放企业调查表收集相关资料及证据后按制定的供方评定准则进行评定,必要时组织相关部门评审;对于非首次供货的供方,可根据以往的供货绩效进行评定。

c)外协品的供方由营销部会同品管部、生产单位进行现场评定、验收。

d)对已经通过ISO9001质量管理体系认证的企业,可直接作为合格供方。  

4.1.3经选择、评定合格的供方,由采购部编制合格供方名单并建立档案进行控制管理。

a)编制的合格供方名单,经总经理批准后下发至所有相关部门或人员;

b)供方档案应包括营业执照、法人身份证明及其他相关证件与供方的供货质量状况等资料。

c)外协产品合格供方由营销部负责收集其产品质量保证的其他相关记录。

经评价不合格的供方不作为我单位合格供方,必要时采取措施监督其整改,经重新评价合格后作为合格供方。

4.1.4采购部除按不超过一年的时间间隔对合格供方进行重新评定外,应随时掌握供方质量状况并对合格供方进行调整,确保合格供方具有持续提供满足规定质量要求的能力。

4.1.5对于提供农副产品的供方,可不予评价,由采购部做好货源处的验证,并做好入厂后的进货检验,确保采购产品质量符合规定要求。

4.1.6供方的评定、选择应形成记录并予以保存。

4.2产品采购

4.2.1对采购人员进行培训,使其熟练掌握产品采购程序、采购产品的质量特性、运输等相关要求,经考核合格后方可从事采购工作。

4.2.2品管部根据生产需求,组织基建设备部、动保中心、综合办等相关部门,制定物资采购验收标准,由采购部按标准进行采购。

4.2.3使用部门根据生产需求提报采购计划。采购计划要明确规定各类采购物资的技术要求等有关资料,经总经理批准后执行;设备零部件、五金的采购,应由使用部门提报计划经基建设备部审核后,再经总经理批准方可采购。动物保健品的采购,应由使用部门提报计划经动保中心审核后,再经总经理批准方可采购。

注:为便于工作,采购计划应根据采购物资的不同类别及业务划分分类提报,如包装类、饲料类、兽药类、肉食类、五金、劳保、办公用品等,维修计划单独提报。

采购计划应包含品名、规格型号、数量、质量要求或验收准则、交货期限及物资类别或其他相关要求。

紧急采购:对于急需物资和零用物资如按程序不能及时确定供方或在目前合格供方中不能采购的可由申请部门提报临时性计划(急需应注明“急”),经申请部门负责人审核报总经理批准后进行采购。

采购部在采购实施前通知品管部加强进货检验,并根据对最终产品的影响程度,对使用该批物资的产品进行不同范围的评审,必要时通知客户。

紧急采购结束,采购部应在三天内组织相关部门对该供方进行评估,评估结果作为产品评审的依据之一。

评估合格的供方可以纳入合格供方管理。

4.2.4采购人员根据提报的采购计划准备必要的采购资料,确保能够正确描述或表达采购物资相关的采购信息。

4.2.5采购员完全理解采购信息的基础上,在综合考虑价格、交货期、质量保证能力等

各种综合因素的基础上,根据合格供方名单,选择合适供方进行采购。在采购过程中,采购人员应了解供方的质量控制程度,检查和索要产品合格证件,提供产品合格的客观证据,必要时应利用各种有利条件进行议价。

4.2.6采购人员建立物资采购台帐,及时、准确的记录、反映采购计划的执行情况等。

4.3采购产品的验证

4.3.1物资入厂后,检验部门(品管部、基建设备部、动保中心、综合办)应按职责分工要求严格按照检验程序和物资采购验收标准进行检验或验证,并出据《进货检验/验证报告》,正确反映采购采购物资的质量状况,防止不合格产品的非预期使用;必要时,使用部门等相关部门应参与采购产品的验证;设备、配件、五金的检验应有基建设备部指定专门人员验证后方可办理入库手续。

4.3.2凡需在供方货源处验证的产品,在采购信息中要明确规定验证的安排和产品放行的方式。

4.3.3当合同规定时,顾客可在供方货源处对采购产品进行验证,但任何由顾客进行的验证,都不能免除供货单位提供合格品的责任,也不能排除以后顾客的拒收。

4.3.4供方的供货质量应记入供方档案予以保持。

4.4采购物资的接收、储存和发放

4.4.1采购物资经检验部门检验并出据《进货检验/验证报告》后,仓储或使用部门根据检验意见予以接收或使用。

4.4.2经检验不合格的采购物资由检验部门填写《采购不合格品评审处置单》,按《不合格及改进措施控制程序》规定执行。

4.4.3让步接收:如经检验物资不能或不能完全符合使用要求,但生产或订单急需使用,采购部门又不能重新采购,需要让步接收时,需经品管、采购、销售、生产部门评审、总经理批准后,由销售部门与客户沟通,取得客户认可后,可以投入使用。

使用时必须按照追溯程序做好产品标识,确保该批物资生产的产品能够准确追溯,并对产品的相关性能进行检测、评审,将评审结果在发货前通知客户,取得客户认可后发货,发货后要及时与客户沟通该批产品的使用情况。

4.4.4采购物资储存由仓储部门按照仓储管理的规定或其他相关规定执行。物资储存过程中必须符合规定的储存条件且做好标识,确保帐、卡、物相符。

4.4.5物资的收发必须履行仓储管理规定的审批手续且作到采购物资先入先出,防止积压损坏。物资的收发应形成记录予以保持。

4.5外协产品应制定《外协产品管理规定》进行控制,确保提供符合规定质量要求的产品。4.6生产设备、监视测量装置的选型、采购参照本规定执行。

五、相关/支持性文件

5.1合格供方名单

5.2××物资采购验收标准

5.3仓储管理制度

六、相关质量记录

供方调查表

供方评价表

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